Edit Template

Yapay Zekâ İle E-Fatura Muhasebe Kaydı

Ay başında yüzlerce alış faturası gelen bir ofiste asıl yük faturayı indirmek değil, her birine doğru hesabı vermektir. Teknomax Mali Müşavir ile e-fatura muhasebe kaydı bu adımda hızlanır. Yeni Hesap Bul işlemi, seçtiğiniz faturaların hesabını yapay zekâ ile firmanın hesap planından bulur ve yevmiye taslaklarını yeniden oluşturur. Siz yalnız işaretlenen satırları kontrol eder, onaylar ve deftere işlersiniz.

Hesap Seçimi Neden Bu Kadar Zaman Alır?

Faturayı programa almak artık birkaç tıklamalık iştir. GİB e-arşiv portalı, entegratörler, UBL / XML dosyaları ve Excel listeleri üzerinden belgeler topluca gelir. Zaman, gelen her faturanın hangi hesaba yazılacağına karar verirken harcanır.

Aynı tedarikçiden bir ay kırtasiye, öbür ay demirbaş alınabilir. Bir gıda toptancısı için un ticari maldır, bir muhasebe ofisi için ise mutfak gideridir. Bu yüzden şablon tek başına yetmez, faturanın içine ve firmanın işine bakmak gerekir. E-fatura muhasebe kaydı sırasında yapılan yanlış hesap seçimi de dönem sonunda maliyet, KDV ve gider tablosunu birlikte bozar.

Hesap Bul Faturayı Nasıl Okur?

Hesap Bul, faturanın yalnız unvanına değil kalemlerine bakar. Ardından bunları firmanın işiyle karşılaştırır. Bunun için Firma Bilgileri’ndeki Ana Faaliyet, yeni gelen Ek Faaliyetler alanı ve faaliyet kodları kullanılır.

Firmanın sattığı ya da işinde kullandığı mal ticari mal hesabına yazılır
Üretim ve lokanta gibi işlerde bu mallar ilk madde ve malzeme hesabına gider
Diğer kalemler uygun gider hesabına dağıtılır

Hesaplar yalnız firmanın kendi hesap planından seçilir
Seçilen hesap satırın KDV oranına uygun olmak zorundadır

Bu kurallar sayesinde yapay zekâ hesap planınızın dışına çıkmaz, olmayan bir hesap uydurmaz. Kalemler farklı hesaplara gittiyse listede bu hesapların hepsi görünür.

Kontrol Her Zaman Sizde Kalır

Yapay zekânın bulduğu hesap ile sizin verdiğiniz hesap listede ayrı görünür. Hesabı Bulan sütunu, hesabın Hesap Bul’dan mı yoksa cari karttan mı geldiğini gösterir. Emin olunamayan satırlarda uyarı simgesi çıkar, böylece bütün listeyi değil yalnız işaretli satırları incelersiniz.

Hesap Bul elle yaptığınız seçimlere dokunmaz. Cari kartında şablon bulunan ya da sizin şablon veya hesap kodu seçtiğiniz faturalar olduğu gibi kalır. Cari kartta hesap kodu tanımlıysa yapay zekâ hiç çalışmaz, kartta yazan hesap kullanılır. Deftere işlenmiş, sabit kıymete aktarılmış ya da aktarılmayacak olarak işaretlenmiş belgeler de atlanır.

Bir Kez Öğrenir, Sonraki Ay Hazır Gelir

Hesap Bul’un bulduğu hesap, şablonu ve hesabı boş olan cari karta kaydedilir. Böylece o tedarikçinin sonraki faturaları yeniden aranmaz, kartta yazan hesapla gelir. Ofis ilk aylarda biraz kontrol yapar, sonraki dönemlerde aynı tedarikçiler için iş neredeyse kendiliğinden ilerler.

Fikrinizi değiştirdiğinizde yöntem esnektir. Cari kartı açıp Matrah Hesap Kodu alanını düzeltirseniz yeni hesap, o carinin deftere işlenmemiş bütün faturalarına da yazılır. Cari kartı temizleyip Hesap Bul’u yeniden çalıştırmak da mümkündür.

Şablon Tanımlamadan Hesap Kodu Yazmak

Her tedarikçi için şablon kurmak istemeyen ofisler için şablon sütununun yanına Hesap Kodu sütunu geldi. Matrah hesabını doğrudan bu hücreye yazarsınız. Faturada farklı KDV oranları varsa + ile ikinci bir hesap eklenir. Yazılan hesap cari karta da kaydedilir, böylece aynı tedarikçinin sonraki faturaları bu hesapla gelir.

Dönemi baştan kurmak gerektiğinde sağ tuş menüsünde iki temizleme işlemi bulunur. Fatura Şablon ve Hesap Kodu Eşleştirmelerini Temizle, ekrandaki dönemin işlenmemiş faturalarındaki seçimleri siler. Tüm Şablon ve Hesap Kodlarını Temizle ise firmanın cari kartlarındaki şablon ve matrah hesaplarını kaldırır. İki işlem de geri alınamadığı için onay ister.

E-Fatura Muhasebe Kaydı Adım Adım

Teknomax’ta bir dönemin e-fatura muhasebe kaydı şu sırayla ilerler:

Tarih aralığını seçip Hazırla / Güncelle ile faturaları listeleyin
Hesabı olmayan faturaları işaretleyip Hesap Bul (Alt+H) deyin
Uyarı simgeli satırları kontrol edin, gerekirse hesabı düzeltin

Yevmiye Oluştur ile fiş taslaklarını hazırlayın
Alttaki önizlemede oluşacak fişi ve fatura görüntüsünü inceleyin
Kontrol Edildi durumundaki belgeleri Entegre Et ile deftere işleyin

Taslakta hata kalan belge Düzeltilecek durumunda bekler ve deftere girmez. Defter kilit tarihinden önceki belgeler de entegre edilmez. Böylece hız kazanırken kontrolü kaybetmezsiniz.

Ofise Sağladığı Kazanç

Hesap Bul fatura başına birkaç saniyede çalışır. Asıl kazanç bu sürede değil, kararı vermek için harcanan dikkattedir. Personel tek tek fatura okumak yerine yalnız yapay zekânın emin olamadığı satırlara bakar.

Yeni mükellef açılışında tedarikçi hesapları ilk aydan oluşur
Firmanın işine göre ticari mal ile gider ayrımı tutarlı kalır

Hesap planı dışına çıkılmadığı için mizan dağılmaz
Bulunan hesaplar cari karta yazıldığı için iş her ay hafifler

Sonuç olarak e-fatura muhasebe kaydı ofiste bir veri girişi işi olmaktan çıkar, kontrol ve onay işine dönüşür.

Sıkça Sorulan Sorular

E-fatura muhasebe kaydı nasıl yapılır?

E-fatura ve e-arşiv faturaları önce GİB portalından, entegratörden ya da XML dosyasından programa aktarılır. Her faturaya bir şablon ya da hesap kodu verilir, program bunlardan yevmiye taslağını oluşturur. Taslak kontrol edildikten sonra fatura deftere işlenir.

Teknomax’ta hesap verme adımını Hesap Bul üstlenebilir. Böylece e-fatura muhasebe kaydı için yalnız sonuçları kontrol etmeniz yeterli olur.

Yapay zekâ ile hesap bulma güvenilir mi?

Hesap Bul hesapları yalnız firmanın kendi hesap planından ve satırın KDV oranına uygun olanlardan seçer. Elle seçtiğiniz şablon ve hesaplara dokunmaz. Emin olunamayan satırlar uyarı simgesiyle gösterilir.

Yani yapay zekâ karar vermez, öneri hazırlar. Deftere işleme kararı her zaman kullanıcıdadır.

Yapay zekâ firmanın ne iş yaptığını nereden bilir?

Firma Bilgileri’ndeki Ana Faaliyet, Ek Faaliyetler ve faaliyet kodlarından. Ana Faaliyet alanı 100 karaktere çıkarıldı ve ek faaliyetler için ayrı alan eklendi. Bu alanlar ne kadar doğru doldurulursa ticari mal ile gider ayrımı o kadar isabetli olur.

E-fatura entegrasyonu hangi kaynaklardan çalışır?

Alış ve satış faturaları GİB e-arşiv portalından tek tuşla, entegratörler üzerinden otomatik, UBL / XML dosya ya da klasöründen ve Excel listesinden alınabilir. Aktarılan belgelerin XML ve PDF görüntüleri programda saklanır. Tevkifat, stopaj, ÖTV ve konaklama vergisi gibi vergi türleri de muhasebeleştirilir.

Alış faturası muhasebeleştirme için şablon zorunlu mu?

Hayır. Şablon sütununun yanındaki Hesap Kodu hücresine matrah hesabını doğrudan yazabilirsiniz. Farklı KDV oranları için + ile hesap eklenir ve yazılan hesap cari karta kaydedilir. Şablon kullanmak isteyen ofisler için şablon yöntemi de aynı ekranda çalışmaya devam eder.

Hesap Bul için ek bir kurulum gerekir mi?

Hesap bulma servisi, Mali Müşavir kurulumunda sunucu bilgisayara kurulur. Gereken ürün modeli yalnız ana makineye indirilir, terminallere ayrıca bir şey kurulmaz. Servis kurulu değilse Hesap Bul çalışmaz, diğer aktarım işlemleri her zamanki gibi devam eder.