Ana Sayfa
/
Teknomax Muhasebe Programları
/
Müşavir Programı
/
E-Defter Göndermeden Önce Yapılması Gereken Kontroller

Edit Template

E-Defter Göndermeden Önce Yapılması Gereken Kontroller

Bir e-defter gönderildiğinde artık geri dönüşü zahmetlidir. Atlanmış bir yevmiye numarası, beyannameyle tutmayan bir KDV hesabı ya da muhtasarda görünüp defterde olmayan bir stopaj, aylar sonra bir yazıyla, bir incelemeyle ya da bir ceza ihbarnamesiyle karşınıza çıkabilir. Teknomax Mali Müşavir’in yeni Denetim Raporu ile e-defter kontrolü tek tek fiş taramak olmaktan çıkar. Defteri hazırladığınız anda bütün kayıtlarınız uçtan uca sizin yerinize kontrol edilir, beyannamelerle karşılaştırılır ve sorun ne varsa defter yola çıkmadan önünüze gelir.

Gönderimden Sonra Bulunan Hata Pahalıdır

Mali müşavirlik ofislerinde e-defter dönemi her ay aynı baskıyla gelir. Onlarca firmanın defteri aynı günlerde hazırlanır, beratlar yetiştirilir, beyannameler verilir. Bu tempoda her firmanın her kaydına aynı titizlikle bakmak insan gücüyle neredeyse imkânsızdır.

Sorun şu ki gözden kaçan bir hata kaybolmaz, sadece ertelenir. Berat alındıktan sonra yapılan düzeltme hem ek iş hem de açıklama yükü getirir. Beyanname ile defter arasındaki bir fark vergi incelemesinde ilk sorulan konulardan biri olur. Usulsüzlük cezası, vergi ziyaı ve en önemlisi mükellefin size duyduğu güven, çoğu zaman tek bir atlanmış kontrole bağlıdır.

Bu yüzden asıl soru e-defterin gönderilip gönderilmediği değil, gönderilmeden önce gerçekten kontrol edilip edilmediğidir.

Teknomax İle E-Defter Kontrolü Sizin Yerinize Yapılır

Klasik yöntemde e-defter kontrolü mizan, beyanname, muavin ve fiş listesi arasında gidip gelerek yapılır. Bir firmanın kontrolü saatler sürebilir ve sonuç, kontrolü yapan kişinin dikkatine bağlıdır.

Teknomax e-defter kontrolü işini tamamen otomatik hale getirir. E-Defter Hazırla ekranında defteri hazırladığınızda Denetim Raporu kendiliğinden çalışır. Ayrı bir rapor açmanız, dosya dışa aktarmanız ya da Excel’de karşılaştırma yapmanız gerekmez. Ekranın üstünde tek satırlık bir özet belirir: defter gönderilebilir mi, kaç yevmiye maddesi var, kaç hata, kaç vergi uyarısı bulundu.

Sonuç her dönem, her firmada ve her kullanıcıda aynı titizlikle çıkar. Kontrolün kalitesi artık o gün ofiste kimin çalıştığına bağlı değildir.

Tek Ekranda Uçtan Uca Kontrol

Teknomax e-defter kontrolü yalnız şema hatalarına bakmaz. Defteri e-defter kuralları, beyannameler, dönem kayıtları, muhasebe denetimi ve vergi incelemesi gözüyle beş ayrı katmanda tarar. Her katman kendi bölümünde, sorunsuzsa Tamam, sorunluysa bulgu sayısıyla görünür.

Gönderime Engel Hatalar

İlk katman, düzeltilmeden defterin gönderilemeyeceği hatalardır. Teknomax bunları gönderim anında ret almadan önce bulur:

Tarih sırasıyla ve kesintisiz ilerlemeyen yevmiye numaraları
Borç ile alacağı eşit olmayan ya da tek satırlı maddeler
Eksi tutarlı ya da kuruştan küçük basamaklı satırlar
Hesap planında bulunmayan hesaplar ve üç haneli olmayan kebir kodları

Alt hesabı olan ana hesaba yapılmış kayıtlar
Eksik belge türü, belge numarası ya da belge tarihi
Fiş tarihinden sonraki bir belge tarihi

Yevmiye numarası hataları için tek tek fiş açmanız bile gerekmez. Yevmiye Numaralandır ile numaralar düzeltilir, rapor yeniden hazırlanır.

Beyannamelerle Birebir Mutabakat

E-defter kontrolünün en çok zaman kazandıran katmanı burasıdır. Teknomax verilmiş beyannameleri GİB’den alınan kayıtlardan okur ve defterle kendisi karşılaştırır. Düzeltme beyannamesi verilmişse son verilen esas alınır.

KDV1 beyannamesinde hesaplanan KDV ile 391, indirilecek KDV ile 191, ödenecek KDV ile 360 ve devreden KDV ile 190 karşılaştırılır. Kuruşluk fark bile atlanmaz. Beyannamedeki KDV oran dağılımı da hesap kartlarıyla eşleştirilir.

Muhtasar beyannamesinde tür kodu bazında gayrisafi tutarlar ve kesintiler, defterdeki kira, bordro ve serbest meslek kayıtlarıyla eşleştirilir. Mart, haziran ve eylül sonlarında geçici vergi beyannamesindeki ticari kâr, brüt satışlar ve kanunen kabul edilmeyen giderler defterle kıyaslanır. Üst üste devreden KDV ve geçen yıla göre artan KKEG de ayrıca işaretlenir.

Açılış Ve Kapanış Kayıtları

Yılın ilk ve son defterinde hata payı en yüksektir. Teknomax Ocak defterinde açılış kaydının bulunduğunu, 1 Ocak tarihli olduğunu ve bakiyelerin önceki yılın kapanışıyla birebir aynı olduğunu kontrol eder. Aralık defterinde bilanço kapanış kaydının yapıldığını ve kapanıştan sonra bakiye kalan hesap olmadığını denetler.

Muhasebe Denetimi

Muhasebe Denetim Raporu’ndaki kontroller de e-defter kontrolünün içindedir. Kasa, ortaklar, çek ve senet, banka ve döviz hesapları yıl başından itibaren taranır. Eksi kasa, adatlandırılmamış ortak alacağı, reeskont ihtiyacı, uzun süre kapanmayan avanslar ve ters bakiyeler gibi bulgular, ilgili kayıtla birlikte listelenir.

Müfettişten Önce Siz Görün

Teknomax e-defter kontrolünü gönderim hatalarıyla sınırlamaz, defterinize bir vergi müfettişinin gözüyle de bakar. Yevmiye Analizi, incelemede ilk dikkat çeken kayıt desenlerini sizden önce bulur:

İleri tarihli ve Pazar günü yapılmış kayıtlar
Faturasız gelir, gider ve stok kayıtlarındaki yuvarlak büyük tutarlar
Aynı gün aynı hesaba yapılıp birbirini götüren ters kayıtlar

Hesabın son 12 ayına göre olağandışı büyük hareketler
Ay sonunun son üç gününe yığılmış kayıtlar
Benford ilk basamak testine uymayan tutar dağılımı

Birden çok testte işaretlenen yevmiye ayrıca bileşik risk olarak gösterilir. Bu bulgular kanıt değil, incelemeye değer göstergedir. Ama müfettişin soracağı soruyu önceden görmek, cevabını ve belgesini hazır tutmak demektir.

Bunlara ek olarak inceleme raporlarında sık eleştirilen konular da taranır. KKEG’e yazılan harcamanın KDV’sinin indirime alınması, net satışlar ile KDV1 matrahının uyumu, kira ve serbest meslek giderlerinin muhtasarda karşılığı, 689 dışına yazılmış ceza ve gecikme zammı, belge türü girilmemiş önemli giderler, satış varken ücret ödemesi görünmemesi ve brüt kâr oranındaki sert sapmalar bunların başında gelir.

Saatler Süren Kontrol Dakikalara İner

Bir firmanın defterini beyannamelerle tek tek karşılaştırmak, muavinlerde ters kayıt aramak ve kasa bakiyesini gün gün izlemek, deneyimli bir personelin bile saatlerini alır. Teknomax ile e-defter kontrolü defter hazırlanırken arka planda biter.

Bulgular Hatalar, Uyarılar ve Sorun Olmayanlar sekmelerinde bölüm bölüm toplanır. Bir satıra çift tıkladığınızda ilgili fiş açılır, düzeltir ve raporu yeniden hazırlarsınız. Aramak, karşılaştırmak, not almak yok. Ofis zamanını kontrol etmeye değil, bulunan sorunu çözmeye harcar.

Sonuç olarak e-defter dönemi telaşla yetiştirilen bir iş olmaktan çıkar, kontrollü ve öngörülebilir bir rutine dönüşür. Aynı ekip daha fazla firmanın defterini daha az hata riskiyle gönderir.

Her Firmaya Kendi Ölçüsü

Küçük bir esnaf ile büyük bir şirketin defteri aynı ölçüyle değerlendirilmemelidir. Teknomax’ta Tanımlar düğmesiyle kasada bulunabilecek en yüksek tutarı, adat ve reeskont faiz oranlarını, önemlilik oranını ve önemlilik için en az tutarı firma bazında belirlersiniz.

Böylece e-defter kontrolü her firmada gerçekten önemli olanı öne çıkarır. Küçük tutarlar rapordaki gürültüyü artırmaz, büyük firmada da önemli bir sapma gözden kaçmaz. Değerleri kaydettiğiniz anda rapor yeni ölçülerle yenilenir.

Hiçbir Uyarı Gözden Kaçmaz

E-defter kontrolünde hatalar defterin gönderilmesini engeller, uyarılar ise engellemez. Ama Teknomax onları da unutturmaz. Defter kaydedilirken ya da gönderilirken vergi açısından bakılması gereken bir kayıt varsa ekranın köşesinde bildirim çıkar. Bildirime tıkladığınızda Denetim Raporu açılır.

Yani yoğun bir günde rapora bakmayı unutsanız bile, önemli bir bulgu defter yola çıkmadan son bir kez önünüze gelir.

Mükellefinize Güven, Ofisinize İtibar

Uçtan uca e-defter kontrolü yalnız hataları azaltmaz, mali müşavirin sunduğu hizmetin değerini de değiştirir. Mükellefinize her dönem “defteriniz beyannamelerle birebir tutuyor, riskli kayıtlarınız kontrol edildi” diyebilmek, sıradan bir defter gönderiminden çok daha fazlasıdır.

Vergi incelemesi geldiğinde hazırlıksız yakalanmak yerine, olası soruların cevabı çoğu zaman zaten hazırdır. Ceza riski gönderimden önce azaltılır, düzeltme ve açıklama yükü en baştan önlenir.

Neden Teknomax Mali Müşavir?

Teknomax’ta e-defter kontrolü ve gönderim süreci başka bir programa ya da portala dağılmaz. Defteri hazırlamak, denetlemek, entegratöre göndermek, berat ve GİB durumunu izlemek ve bulut yedeklerini görmek aynı ekranda yapılır. Beyanname verisi GİB’den, muhasebe verisi doğrudan defterden okunduğu için karşılaştırma için ayrıca veri hazırlamanız gerekmez.

Mali müşavirlerin çalışma düzenini bilen bir ekip tarafından geliştirilen Teknomax, e-defter kontrolünü ofisinizin en çok zaman alan işlerinden biri olmaktan çıkarıp her ay kendiliğinden işleyen bir güvenlik adımına çevirir.

Sıkça Sorulan Sorular

E-defter kontrolü neden gönderimden önce yapılmalı?

Berat alındıktan sonra yapılan düzeltmeler hem ek iş çıkarır hem de inceleme ve ceza riskini artırır. Gönderim öncesi e-defter kontrolü ile şema hataları, beyanname uyumsuzlukları ve riskli kayıtlar defter yola çıkmadan düzeltilir. Teknomax bu kontrolü defteri hazırladığınız ekranda kendiliğinden yapar.

E-defter denetim raporu hangi beyannameleri karşılaştırır?

Dönem tek bir aysa KDV1 ve muhtasar beyannameleri, mart, haziran ve eylül sonlarında da geçici vergi beyannamesi defterle karşılaştırılır. Beyannameler GİB’den alınan kayıtlardan okunur. Beyanname bulunamazsa ilgili satır bilgi olarak bildirilir, defter gönderimi engellenmez.

En sık karşılaşılan e-defter hataları nelerdir?

Yevmiye numaralarındaki atlama ya da sıra bozukluğu, belge türü ile belge numarasının birlikte girilmemesi, belge tarihinin fiş tarihinden sonra olması ve alt hesabı olan ana hesaba kayıt yapılması en sık görülen e-defter hatalarıdır. Teknomax bunların her birini fiş bazında gösterir, çift tıklayınca fiş açılır.

Yevmiye analizi bir hata olduğunu mu gösterir?

Hayır. Yevmiye analizi bulguları kanıt değil, incelemeye değer göstergedir. Pazar günü yapılmış bir kayıt ya da yuvarlak bir tutar tamamen doğru olabilir. Amaç, müfettişin soracağı soruyu sizin önceden görmeniz ve belgesini hazır tutmanızdır.

E-defter kontrolü ne kadar sürer?

Kontrol, defter hazırlanırken kendiliğinden yapılır. Ayrı bir rapor çalıştırmanız ya da veri hazırlamanız gerekmez. Bulguları düzelttikten sonra raporu yeniden hazırlamak da birkaç saniye sürer.

Denetim değerleri her firma için değiştirilebilir mi?

Evet. Kasa sınırı, adat faizi, reeskont faizi ve önemlilik değerleri Tanımlar ekranından firmaya özel verilir. Aynı değerler Firma Bilgileri’nde ve Muhasebe Denetim Raporu’nda da kullanılır. Böylece küçük bir esnaf ile büyük bir şirket aynı ölçüyle değerlendirilmez.

Mali müşavir programı e-defteri kendisi gönderebilir mi?

Teknomax Mali Müşavir e-defteri uygulama içinden hazırlar, denetler ve entegratörün istediği biçimde kaydeder ya da gönderir. TEKNOMAX entegratöründe defterlerin berat ve GİB durumu ile bulut yedekleri de aynı ekranın sekmelerinden izlenir.